12 mois
Un retour d’information trop tardif
Entre la contractualisation d’une famille en septembre et le solde verse apres la declaration de donnees d’activite, il s’ecoule une annee entiere. Vous corrigez toujours l’exercice precedent.
Pilotage de la prestation de service unique
Vous testez vos decisions de contractualisation avant de les prendre
Bercalis reconstruit vos indicateurs de prestation de service unique a partir de vos heures reelles, duplique votre parc en scenarios, et vous rend la reponse en trois nombres comparables : la tranche de prix plafond atteinte, le bonus mixite sociale conserve ou perdu, et le solde CAF previsionnel en euros, structure par structure.
Faire simuler mon exercice Voir la methode
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C’est l’ecart annuel produit par un seul palier de prix plafond sur une structure de 42 000 heures facturees, a 0,42 euro d’ecart par heure. Cet arbitrage se joue en septembre, sur des contrats nominatifs encore modifiables.
Taux de facturation
109,4 %Tranche mediane, marge de 7,6 points avant le seuil haut
Tranches de prix plafond
3Seuils de taux de facturation a cent sept et cent dix sept pour cent
Bonus mixite sociale
ConserveParticipation familiale moyenne par heure facturee sous le palier
Solde previsionnel
0 structuresConsolidees au niveau du gestionnaire, ecart au budget vote explique
Le point aveugle du financement
Le solde CAF arrive douze mois apres la seule decision qui comptait
Vous lisez votre taux de facturation dans votre logiciel metier, mois apres mois. Ce que personne ne vous dit, c’est combien d’heures il vous reste a contractualiser, sur quels contrats nominatifs et avant quelle date, pour ne pas glisser d’une tranche de prix plafond a la suivante. Quand la caisse d’allocations familiales notifie le solde annuel, l’exercice est clos et l’ecart est definitif.
107 %
Un seuil qui ne previent pas
Le passage sous cent sept pour cent (107 %) de taux de facturation change votre tranche de prix plafond pour l’exercice entier. Un point de taux se perd en trois absences deduites de trop.
9 parcs sur 10
Un arbitrage rendu au jugement
Sans simulation, le choix entre ouvrir des places en accueil occasionnel et renforcer les contrats reguliers se decide a l’intuition. Les deux options n’ont pourtant pas le meme effet sur le bonus mixite sociale.
0,42 € par heure
Un ecart invisible ligne a ligne
L’ecart entre deux tranches parait negligeable a l’heure. Rapporte a 42 000 heures facturees, il represente 17 640 euros par structure, soit plusieurs postes d’animation sur un parc de neuf sites.
Le probleme n’est pas la connaissance de la reglementation, que vos equipes maitrisent. Le probleme est le calendrier : la seule fenetre ou vous pouvez encore agir sur le taux de facturation se referme entre septembre et janvier, exactement au moment ou vous n’avez ni le temps ni l’outil pour chiffrer plusieurs hypotheses sur l’ensemble du parc.
Vous decidez en septembre. Vous encaissez le resultat quatorze mois plus tard, apres depot de la declaration de donnees d’activite sur Mon Compte Partenaire.
La methode Bercalis
De l’import mensuel a l’arbitrage de septembre, en quatre etapes
Aucune saisie double, aucun changement de logiciel metier. Bercalis se branche sur les donnees que vous produisez deja, et rend l’arbitrage lisible par une direction financiere comme par un conseil d’administration.
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Vous importez vos heures
Chaque mois, un fichier tableur ou un export standard de votre logiciel metier suffit : heures realisees, heures facturees, participations familiales encaissees, structure par structure et section par section.
Vingt minutes par mois2
Le moteur reconstruit vos indicateurs
Taux de facturation, prix de revient horaire, participation familiale moyenne par heure facturee et position dans les tranches sont recalcules pour chaque structure, puis consolides au niveau du gestionnaire.
Restitution immediate3
Vous dupliquez le parc en scenarios
Vous modifiez des hypotheses nominatives : volume contractualise d’un groupe de contrats, deductions d’absences, ouverture de places en accueil occasionnel, arrivee d’une famille a bas quotient familial.
Autant d’hypotheses que necessaire4
Vous lisez la reponse en euros
Chaque scenario est projete a fin d’exercice avec extrapolation saisonniere, puis compare aux autres : tranche atteinte, bonus conserve ou perdu, solde previsionnel. Les leviers sont classes par euro gagne par heure de travail administratif.
Decision documentee, dateeLe detail du calcul
Ce que le moteur calcule, structure par structure et section par section
Chaque fonction repond a une question que se pose une direction financiere petite enfance en cours d’exercice. Rien n’est calcule sans que la source de la donnee et la regle appliquee soient affichees a cote du resultat.
Fonction 01
Import mensuel multi structures
Vous deposez l’export de votre logiciel metier, en fichier tableur ou au format standard, et Bercalis reconnait les colonnes d’heures realisees, d’heures facturees et de participations familiales.
La consolidation se fait au niveau du gestionnaire, avec une vue par structure et par section, y compris quand deux structures utilisent des logiciels differents.
Fonction 02
Scenarios de contractualisation comparables
Vous dupliquez le parc entier ou une seule structure, puis vous modifiez les hypotheses de contractualisation sur des groupes de contrats reels, pas sur des moyennes.
Les scenarios s’affichent cote a cote, avec l’effet chiffre sur le taux de facturation, la tranche de prix plafond, le bonus mixite sociale et le solde CAF.
Fonction 03
Contrats classes par gain potentiel
Le moteur sort la liste nominative des contrats qui degradent le plus votre taux de facturation, avec le nombre d’heures en cause et l’euro recuperable sur chacun.
Chaque ligne est accompagnee d’un script de renegociation ecrit pour la famille concernee, cale sur le bareme national des participations familiales.
Fonction 04
Projection de fin d’exercice
La projection tient compte de la saisonnalite reelle de vos structures, fermetures d’ete comprises, et affiche un intervalle de confiance plutot qu’un chiffre unique trompeur.
L’alerte de bascule se declenche assez tot pour agir, typiquement a la mi septembre et au retour des vacances de fin d’annee.
Fonction 05
Solde simule face au budget vote
Le solde annuel est simule structure par structure, puis consolide et confronte au budget vote en conseil d’administration ou en conseil municipal.
Chaque ecart est explique par sa cause : heures manquantes, effet de tranche, evolution de la participation familiale moyenne ou perte de bonus.
Fonction 06
Veille reglementaire integree
A chaque circulaire ou evolution du financement de la CNAF, le moteur est mis a jour et vos scenarios sont rejoues automatiquement sous le nouveau regime.
Vous recevez une note d’impact chiffree sur votre parc reel, structure par structure, et non un commentaire general sur la reforme.
Fonction 07
Preparation de la declaration d’activite
Bercalis controle la coherence de vos donnees avant le depot de la declaration de donnees d’activite sur Mon Compte Partenaire, et signale les ecarts entre sections.
Vous partez au depot avec un jeu de chiffres deja rapproche de votre comptabilite analytique et de votre suivi de presence.
Fonction 08
Classement des leviers par rendement
Tous les leviers ne se valent pas : renegocier huit contrats reguliers ne coute pas le meme temps que d’ouvrir une plage d’accueil occasionnel supplementaire.
Le moteur classe chaque action par euro gagne et par heure de travail administratif engagee, pour que votre equipe commence par le haut de la liste.
Resultats attendus
Ce que vous gagnez a arbitrer avant la bascule de tranche
Les benefices ci dessous sont ceux que rapportent les gestionnaires apres un premier exercice complet suivi dans Bercalis. Ils tiennent a la date de la decision autant qu’a la qualite du calcul.
D’avance sur le solde
Vous connaissez votre position de fin d’exercice des la mi septembre, au lieu de la decouvrir a la notification de solde de l’annee suivante.
Par bascule evitee
C’est l’ordre de grandeur d’un palier de prix plafond sur une structure de 42 000 heures facturees. Sur un parc de neuf sites, deux bascules evitees changent le resultat de l’exercice.
De saisie mensuelle
Un depot de fichier par structure et par mois suffit. Aucune ressaisie de contrat, aucun changement d’habitude pour les directions de structure.
Pour le conseil
Une restitution mise en page suffit a expliquer l’ecart entre le budget vote et le solde attendu, cause par cause, sans reunion technique preparatoire.
Cas evites
Des bascules evitees, datees, chiffrees et validees en direction financiere
Nous ne publions pas de temoignage sans un montant, une date de decision et une confrontation au solde reellement encaisse. Les trois cas ci dessous ont ete relus par la direction financiere de chaque organisation.
En septembre, la projection nous donnait 106,2 % de taux de facturation consolide, donc la tranche basse pour deux structures sur neuf. Nous avons renegocie vingt six contrats identifies par le classement, en trois semaines. Le solde notifie l’ete suivant est arrive a 1,4 % de la simulation.
Nous allions ouvrir des places supplementaires en accueil occasionnel sur trois structures. La simulation a montre que la participation familiale moyenne par heure facturee remontait juste assez pour nous faire perdre le bonus mixite sociale. Nous avons reparti l’ouverture autrement.
Le sujet n’etait pas seulement l’argent : c’etait d’expliquer au conseil pourquoi le realise s’ecartait du budget vote. Nous arrivons desormais en seance avec l’ecart decompose en heures manquantes, effet de tranche et participation familiale. Le debat dure vingt minutes au lieu d’une heure et demie.
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Etablissements d’accueil du jeune enfant finances par la prestation de service unique en France.
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Premier seuil de taux de facturation ou la tranche de prix plafond change pour l’exercice entier.
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Ecart annuel d’un palier sur une structure de 42 000 heures facturees, a 0,42 euro par heure.
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Delai moyen entre la decision de contractualisation et le solde CAF qui la sanctionne.
Abonnement annuel
Trois paliers d’abonnement, selon la taille du parc gere
L’abonnement est annuel, facture d’avance, sans frais de mise en service et sans engagement au dela de l’annee souscrite. Le prix depend du nombre de structures suivies, pas du nombre d’utilisateurs : les directions de structure, la direction financiere et la direction generale accedent au meme parc.
Palier Accueil
Gestionnaire de deux a cinq etablissements d’accueil du jeune enfant finances par la prestation de service unique, association ou service municipal.
149 €
euros HT par mois, facture annuellement d’avance
- Import mensuel des heures realisees, des heures facturees et des participations familiales depuis votre logiciel metier, en fichier tableur ou export standard
- Indicateurs par structure et par section : taux de facturation, prix de revient horaire, participation familiale moyenne par heure facturee
- Projection de fin d’exercice avec extrapolation saisonniere et intervalle de confiance
- Trois scenarios de contractualisation actifs en parallele, comparables cote a cote
- Alerte de bascule de tranche de prix plafond et de perte du bonus mixite sociale, declenchee des septembre
- Simulation du solde annuel par structure, comparee au budget vote
- Mise a jour du moteur a chaque circulaire CNAF et note d’impact ecrite
- Assistance par courriel, reponse sous un jour ouvre
Palier Parc
Gestionnaire de six a quinze etablissements : entreprise de creches, association gestionnaire multi sites, centre intercommunal d’action sociale ou service petite enfance d’intercommunalite.
290 €
euros HT par mois, facture annuellement d’avance
- Tout le Palier Accueil, sur six a quinze structures consolidees au niveau du gestionnaire
- Scenarios illimites, dupliquables du parc entier ou d’une seule structure, avec comparaison en euros de solde
- Liste nominative des contrats qui degradent le plus le taux de facturation, classee par gain potentiel
- Scripts de renegociation de contrat prets a proposer aux familles, adaptes au bareme national des participations familiales
- Classement des leviers par euro gagne par heure de travail administratif
- Consolidation face au budget vote en conseil d’administration ou en conseil municipal, avec explication chiffree des ecarts
- Preparation de la declaration de donnees d’activite et controle de coherence avant depot sur Mon Compte Partenaire
- Rejeu automatique de vos scenarios sous chaque nouveau regime reglementaire, avec note d’impact par structure
- Revue de cadrage annuelle avec un analyste, avant la campagne de septembre
Palier Reseau
Gestionnaire de plus de quinze structures, reseau departemental, federation, ou cabinet d’assistance a maitrise d’ouvrage et cabinet d’expertise comptable ouvrant plusieurs parcs clients.
490 €
euros HT par mois, facture annuellement d’avance
- Tout le Palier Parc, sans limite de nombre de structures
- Mode conseil, plusieurs parcs clients cloisonnes sous un seul acces, avec bascule d’un parc a l’autre
- Consolidation territoriale par convention territoriale globale et restitution par commune
- Comparaison inter structures des taux de facturation et des participations familiales moyennes, a perimetre comparable
- Exports de restitution mis en page pour le conseil d’administration, le conseil municipal ou le comite de pilotage
- Suivi du bonus inclusion handicap adosse a l’allocation d’education de l’enfant handicape, structure par structure
- Note d’impact reglementaire personnalisee a chaque evolution du financement, chiffree sur votre parc reel
- Deux revues d’analyse par an et priorite de reponse sous quatre heures ouvrees
Les montants sont indiques hors taxes. La souscription se fait par convention ecrite, apres une simulation sur vos chiffres reels : aucun paiement n’est demande sur ce site, et aucune coordonnee bancaire n’y est collectee. Si votre parc evolue en cours d’annee, le passage d’un palier a l’autre est calcule au prorata de l’echeance restante.
Questions frequentes
Les questions que posent les directions financieres petite enfance
Les reponses ci dessous sont celles que nous donnons en rendez vous, y compris quand elles ne servent pas notre interet commercial immediat.
Bercalis remplace t il notre logiciel de gestion de creches ?
Non, et ce n’est pas l’objectif. Votre logiciel metier gere les inscriptions, les contrats, les pointages et la facturation aux familles. Bercalis lit ses exports et travaille une couche au dessus : la position financiere du parc au regard de la prestation de service unique.
Les deux outils cohabitent sans double saisie. Aucune direction de structure ne change ses habitudes de pointage.
Quels fichiers faut il fournir pour demarrer ?
Trois series de donnees par structure et par mois : les heures realisees, les heures facturees et les participations familiales encaissees, avec le detail par section si vous en disposez. Un export tableur convient.
Pour reconstruire l’historique de l’exercice en cours, il faut aussi le budget vote de l’annee et les soldes CAF des deux derniers exercices, qui servent a caler l’extrapolation saisonniere.
La reforme du financement en cours rend elle la simulation caduque ?
Non, mais elle impose de la transparence. Tant que le nouveau regime de financement du service public de la petite enfance n’est pas entierement publie, certains parametres restent des hypotheses, et Bercalis les affiche comme telles, avec leur date de derniere mise a jour.
A chaque texte publie, le moteur est mis a jour et vos scenarios sont rejoues sous les deux regimes, pour que vous mesuriez l’ecart au lieu de le subir.
Combien de temps faut il pour obtenir une premiere simulation ?
Le parametrage initial d’un parc de neuf structures prend une demi journee, repartie sur deux rendez vous. La premiere projection de fin d’exercice est disponible des que douze mois d’historique sont importes.
Ensuite, le rythme normal est de vingt minutes de depot de fichiers par mois, et d’une seance de scenarios avant la rentree de septembre.
Les scripts de renegociation sont ils utilisables tels quels avec les familles ?
Ils sont ecrits pour etre repris par une directrice ou un directeur de structure, en entretien ou par courriel, et ils rappellent systematiquement le bareme national des participations familiales applicable a la famille concernee.
Ils ne promettent rien au nom de la famille : ils proposent un ajustement d’heures contractualisees et en expliquent l’effet sur la facture mensuelle, dans les deux sens.
Que se passe t il si notre parc change en cours d’annee ?
Une ouverture, une reprise de gestion ou une fermeture de structure se declare dans le parc, avec sa date d’effet. Les indicateurs consolides et la projection sont recalcules a perimetre constant et a perimetre courant, pour que la comparaison reste honnete.
Si vous franchissez la limite haute de votre palier d’abonnement, le complement est calcule au prorata de l’echeance restante.
Un cabinet peut il ouvrir plusieurs parcs clients ?
Oui, avec le Palier Reseau. Chaque parc client est cloisonne, avec ses propres donnees et ses propres scenarios, et l’acces bascule d’un parc a l’autre sans melange possible.
Ce mode est utilise par des cabinets d’assistance a maitrise d’ouvrage petite enfance et par des experts comptables d’associations gestionnaires, qui l’emploient en revue budgetaire annuelle.
Ou sont hebergees nos donnees et qui peut les consulter ?
Les donnees d’activite sont conservees sur une infrastructure situee dans l’Union europeenne, et l’acces est limite aux utilisateurs que vous designez au sein de votre organisation.
Aucun contrat nominatif ne quitte votre parc, aucune comparaison publique n’est faite avec vos chiffres, et rien n’est transmis a un tiers commercial. Le detail figure dans la politique de confidentialite.
Le Cahier des Heures Facturées
Le magazine qui pose la regle, le chiffre qu’elle produit et la date limite d’action
Neuf articles ecrits pour les gestionnaires de trois a quinze etablissements d’accueil du jeune enfant finances par la prestation de service unique. Chacun part d’un document que vous avez deja sous la main, contrat d’accueil, export mensuel ou declaration de donnees d’activite, et va jusqu’au calcul et a l’arbitrage.
Reconstituer le taux de facturation de chaque structure, pas à pas
Votre logiciel affiche un taux de facturation sans dire comment il l’a construit. Voici la méthode pour le recalculer structure par structure, à partir de vos exports mensuels.
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Prise de contact
Faites simuler votre exercice en cours sur vos chiffres reels
Vous nous transmettez un export mensuel et votre budget vote, nous vous rendons une projection de fin d’exercice commentee, structure par structure. Si la simulation ne montre aucun risque de bascule, nous vous le disons et le rendez vous s’arrete la.
